Rekrytointitalli_logo.png

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Rekrytointitalli Oy
Kyllikinportti 2
00240 Helsinki
Puh. 040 079 3506
Sähköposti: timo.manninen@rekrytointitalli.fi

Hakemusta, työnhakua ja omia tietoja koskevat tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti rekisteristä vastaavalle työnantajalle eli rekisterinpitäjälle.
 

2. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
LAURA™-palvelussa ja Rekrytointibotti-palvelussa olevia tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuvat henkilöt sekä toimeksiantajat, joiden toimeksiannosta rekisterinpitäjä suorittaa rekrytointeja.
Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia.

Rekisterin teknisenä alustana toimivat LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä ja Rekrytointibotti, josta vastaa Rekrytointitalli Oy. Molemmat ovat suomalaisia palveluita, joiden sijaintipaikka on Suomi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekisterinpitäjän rekrytointi, jonka tavoitteena on hakijan ja työnantajan välinen työsopimus. Työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.)
 

4. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
LAURA™ ja Rekrytointibotti-palvelujen tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Palveluissa olevaa tietoa ei käsitellä LAURA Rekrytointi Oy:n toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytys
Palveluihin kerätään pääosin rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään. Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:

  • Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)

  • Sukupuoli ja -syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)

  • Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)

  • Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva)

  • Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot

  • Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot


Näiden lisäksi tietoja voidaan kerätä seuraavissa tapauksissa:

  • Vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla.

  • Vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla.
     

Valittujen henkilöiden (esim. työntekijät ja sijaiset) osalta palveluun voidaan tallentaa tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten.
Hakemukset säilyvät palvelussa 730 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluihin tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Palveluntarjoajat (LAURA Rekrytointi Oy ja Rekrytointitalli Oy) vastaavat rekisteriin tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelujen tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.

Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa. Oikeuksien toteuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti sähköisesti LAURA™-palvelun hallintaliittymän avulla. Hallintaliittymään kirjaudutaan hakemuksen tallentamisen yhteydessä muodostuneilla käyttäjätunnuksilla. Rekrytointibotissa ei ole rekisteröidyn hallintaliittymää. Rekrytointibottia koskevat kysymykset ja pyynnöt tulee ohjata tämän rekisterin pitäjälle. Seuraavassa tarkempi selostus rekisteröidyn oikeuksista:

Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla palvelun hallintaliittymään. Mikäli tietojen tarkastaminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, voi rekisteröity osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.

Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä tapahtuu palvelun hallintaliittymän kautta tai olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterinpitäjään.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

 

8. Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka
Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.

9. Evästeet
Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.